O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento, de forma simples, é uma descrição detalhada da remuneração de cada colaborador, explicitando todos os valores descontados, os benefícios, a jornada de trabalho e eventuais adicionais. Ela carrega tanto as informações da empresa quanto do colaborador, assegurando que a remuneração recebida esteja correta, sem atrasos ou faltas. As informações que precisam constar na folha de pagamento incluem:- Dados do empregador;
- Dados do funcionário (como cargo e função);
- Descontos e valores acrescidos;
- Número de dias e cálculo das horas trabalhadas;
- Valor bruto do salário;
- Valor líquido do salário.
- Preparar a folha de pagamento com todas as remunerações pagas;
- Gerenciar mensalmente os lançamentos contábeis;
- Informar o INSS e a Receita Federal sobre todos os dados necessários para fiscalização;
- Realizar o cálculo correto da folha de pagamento.
Por que é importante calcular folha de pagamento corretamente?
Calcular a folha de pagamento exige um bom entendimento de regras e números, por isso, é necessário estar atento. Como há várias etapas envolvidas, o cuidado precisa ser redobrado para evitar erros. Além disso, fazer o cálculo da folha de pagamento corretamente te livra de penalidades com o Governo, como multas ou indenizações. Um dos erros mais comuns é lidar com pagamentos indevidos. A longo prazo, isso pode prejudicar as finanças da sua empresa. Confira outros erros comuns:- Erros nos cálculos de descontos;
- Previsão de custos fora da realidade;
- Enquadramento errado dos profissionais;
- Fórmulas aplicadas de forma equivocada;
- Pagamento de benefícios quando o colaborador tá afastado;
- Esquecer de fazer o backup dos documentos.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Para calcular a folha de pagamento, é importante considerar não só o salário do colaborador, mas também alguns detalhes como adicionais e descontos. Confira ao que você deve se atentar nesse momento.Controle de ponto
É importante contabilizar a frequência de trabalho dos colaboradores, como horários de chegada e saída, pausas para o almoço e horas extras. Você pode fazer esse controle de várias formas, seja pelo livro de ponto, cartão impresso ou, até mesmo, biometria. Atente-se aos diferentes tipos de jornadas de trabalho e escolha aquela que melhor se encaixa no seu negócio.Salário bruto
O salário bruto é o valor base que o colaborador recebe, sem descontos. Quando esse valor é acrescido de adicionais e horas extras, ele se torna "remuneração", que é a base para calcular o FGTS.INSS
O INSS é o desconto que garante aposentadoria, seguro desemprego, pensão, entre outros. Os percentuais variam conforme o salário bruto. Para fazer o cálculo do INSS, deve-se seguir a tabela do instituto, que inicia com o valor correspondente ao salário mínimo vigente.| Base de cálculo (R$) | Alíquota (%) | Parcela a deduzir (R$) |
| Até 1.412,01 | 7,5 | - |
| De 1.412,01 até 2.666,68 | 9 | 21,18 |
| De 2.666,69 até 4.000,03 | 12 | 101,18 |
| De 4.000,03 até 7.786,02 | 14 | 181,18 |
FGTS
A sigla, que significa Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, representa 8% do salário depositado na conta do trabalhador, sem descontos. Essa quantia não desconta no salário do colaborador, sendo apenas depositada pela empresa.IRRF
Para o cálculo do Imposto de Renda, é considerado o valor bruto menos os descontos do INSS e dos dependentes. A base de cálculo do IRRF é a seguinte:| Base de cálculo (R$) | Alíquota (%) | Parcela a deduzir do IR (R$) |
| Até 2.259,20 | Isento | - |
| De 2.259,21 até 2.826,65 | 7,5 | 169,44 |
| De 2.826,66 até 3.751,05 | 15 | 381,44 |
| De 3.751,06 até 4.664,68 | 22,5 | 662,77 |
| Acima de 4.664,68 | 27,5 | 896,00 |
Horas extras
Correspondem aos horários trabalhados além da jornada normal. Durante os dias úteis, o cálculo inclui um adicional que varia de 50% a 90%, dependendo da categoria. Já nos feriados e domingos, o adicional é de 100% do valor da hora normal.Vale-transporte
Aqui, pode-se descontar até 6% do salário-base do colaborador. Se o valor final for menor, ele desconta apenas o valor destinado ao transporte.Vale-alimentação
O vale-alimentação pode ser disponibilizado em forma de ticket ou oferecendo refeições no restaurante da empresa. É importante lembrar que sua empresa pode efetuar descontos de até 20% do valor do benefício concedido.Adicional noturno
O adicional noturno é um direito de todos os colaboradores que trabalham entre 22h e 5h do dia seguinte. A porcentagem desse adicional varia conforme a categoria, mas é garantido um mínimo de 20% sobre o valor da hora normal.Contribuições sindicais
É um valor descontado da folha de pagamento do colaborador destinado para a manutenção do próprio sindicato da categoria. Com a Reforma Trabalhista, deixou de ser obrigatório e também dependerá das decisões do sindicato.Aposentadoria
Os trabalhadores que enfrentam condições adversas no trabalho podem ter direito à aposentadoria especial, que exige um tempo menor de contribuição, segundo o INSS.Faltas e atrasos
Quando ocorre uma falta, o desconto leva em conta não só o dia em questão, mas também o Descanso Semanal Remunerado. Já nos atrasos, cada minuto ou hora de ausência é considerado no cálculo.Salário-família
Benefício concedido aos funcionários com filhos de até 14 anos cujos salários estejam incluídos naqueles determinados pelo INSS.Adicionais
Periculosidade
Para a periculosidade, o adicional é destinado a atividades que representam risco constante à segurança do trabalhador. O cálculo desse adicional é baseado no salário-base, sendo uma parte equivalente a 30% desse valor.Insalubridade
Já a insalubridade é um adicional concedido aos trabalhadores que lidam diretamente com substâncias ou condições que podem prejudicar a saúde, como produtos químicos, ruídos e poeira. Esse adicional varia segundo o grau de insalubridade: para o grau mínimo, corresponde a 10% do salário-mínimo; para o grau médio, 20%; e para o grau máximo, 40%.Exemplo de cálculo da folha de pagamento
Para melhor entendimento, vamos considerar o cálculo de uma folha de pagamento com um salário de R$ 2.500,00, considerando os descontos e benefícios mencionados anteriormente:- FGTS: 8% de R$ 2.500,00 = R$ 200,00;
- INSS: 9% de R$ 2.500,00 = R$ 225,00;
- IRRF: 7,5% de R$ 2.500,00 = R$ 187,50;
- Vale-transporte: se o colaborador recebeu R$ 220,00 de benefício, você deve descontar 6% do salário, o que corresponde a R$ 150,00;
- Vale-alimentação: é possível descontar até 20%, porém é que comum descontar 10%. Nesse caso, o desconto seria de R$ 250,00;
- Total de descontos: R$ 1.012,25.
