O que significa carta de cobrança?
A carta de cobrança é uma ferramenta extrajudicial que permite a negociação da dívida com o cliente. Isso quer dizer que é uma prática que não tem o envolvimento do Judiciário, porém tem validade legal. Utilizada por empresas para tratar de assuntos delicados, como a cobrança de pagamentos em aberto, o documento ajuda na gestão de cobranças e no orçamento ajustado, podendo ser enviado tanto como uma carta comum, por e-mail ou mensagem de texto SMS.Qual a importância da carta de cobrança?
A carta de cobrança é uma maneira de reduzir o número de clientes devedores, diminuindo perdas financeiras. Com ela, você tem uma maneira de realizar a gestão de inadimplentes, mantendo as finanças da sua empresa em ordem. Apesar de ser um instrumento essencialmente de cobrança, a carta também pode ser usada como um lembrete para o cliente, destacando que há pagamentos em atraso. Ou seja, a carta de cobrança se torna uma forma mais sutil de abordar os clientes para evitar qualquer constrangimento ou atrito entre as partes envolvidas. Dessa forma, é possível encontrar uma régua de cobrança condizente com o momento que a pessoa se encontra e, assim, usar o tom de voz ideal para se comunicar com ela, sem causar qualquer aborrecimento que afaste o cliente de uma próxima compra, por exemplo.Formas de fazer a cobrança
A carta de cobrança é uma ferramenta essencial no processo de recuperação de valores devidos, mas desempenha outras funções que vão além da cobrança de uma dívida. Veja abaixo algumas formas de fazer cobrança.Abordagem amigável e formal de abordar devedores
Usar um modelo de cobrança amigável pode fazer toda a diferença na hora de cobrar a quantia devida. Então, tenha em mente a necessidade em montar um modelo estratégico para, assim, obter os resultados esperados. Para isso, aja com empatia, considerando que quem está recebendo a comunicação pode estar passando por um momento delicado. Use o modelo de cobrança como uma maneira de comunicação não só amigável, mas também formal e respeitosa.Formalização da notificação
A formalização da notificação é uma maneira de tentar reduzir a inadimplência e os números de devedores da sua empresa. Ter um modelo de ação de cobrança é indicado para aquelas pessoas que estão devendo e, às vezes, até mesmo, para quem se esqueceu de fazer o pagamento. Nesse caso, a carta é um modo de lembrá-las de pagar o valor devido.Informar e detalhar a dívida
A carta de cobrança também serve para passar mais detalhes sobre a dívida em questão. Por isso, é essencial ter uma comunicação efetiva e direta, considerando o momento em que o cliente está. A ideia é que você otimize esse momento e mostre para o cliente que a empresa se importa com ele. Mesmo que o objetivo seja receber o valor, deixe claro que ele também é uma prioridade para o seu negócio.Última tentativa de negociação
O modelo de cobrança pode ser um último recurso de buscar pelas contas a receber antes de uma ação de cobrança judicial – uma medida mais incisiva e que não será muito amigável para o cliente. É, portanto, a forma de tentar um último recurso, principalmente com quem tem um relacionamento de longa data com a empresa e que não apresenta um histórico de dívidas.Como fazer uma carta de cobrança?
Antes da carta ser entregue ao cliente, é necessário entender alguns pontos sobre essa ferramenta e os cuidados necessários ao elaborar um modelo de carta de cobrança. Seja por e-mail, carta ou até mesmo WhatsApp, a cobrança precisa seguir algumas regras do Código de Defesa do Consumidor — seção V. Além da escrita objetiva, outro ponto são os dados obrigatórios da carta de cobrança, sendo eles:- Nome do cliente;
- Endereço;
- CPF ou CNPJ;
- Informações sobre a dívida, como o saldo, a mercadoria ou o serviço negociado, o contato para regularização e o prazo para que seja feita a amortização.
Quando usar a carta de cobrança?
A carta de cobrança é utilizada em diversas situações ao longo do processo de recuperação de dívidas ou pagamentos pendentes, como:- após o vencimento do pagamento – é comum enviar uma carta de cobrança após o vencimento da fatura ou prazo estabelecido para o pagamento, como um lembrete inicial e amigável sobre a dívida pendente;
- antes de adotar medidas legais – a carta pode ser empregada como uma etapa preliminar antes de tomar medidas legais, como ação judicial;
- como parte de uma estratégia gradual de cobrança – em alguns casos, a carta de cobrança é o primeiro passo em uma estratégia escalonada de cobrança, antes de recorrer a telefonemas, e-mails ou visitas pessoais;
- para clientes com histórico de pagamento pontual – para clientes regulares que podem ter esquecido um pagamento, a carta serve como um lembrete amigável e discreto;
- depois de tentativas de contato anteriores – se tentativas anteriores de comunicação para resolver a dívida falharam, a carta pode ser um instrumento mais formal para reforçar a necessidade do pagamento.
