O que é duplicata?
A duplicata nada mais é do que um título de crédito emitido pelo credor para comprovar um contrato de compra e venda. Esse documento é emitido pelo comerciante e registra o valor que deve ser pago, além do vencimento da fatura. Segundo a lei da duplicata, Lei n.º 5.474/1968, o documento se origina sempre de uma única fatura e está atrelado a um único acordo. Ele é facultativo, feito pela empresa cobradora para conseguir crédito, e não para cobrar o pagamento, que pode ser representado por boletos e notas promissórias. Portanto, a duplicata possibilita a cobrança do valor, que deverá ser pago na data acordada. É uma forma de conseguir crédito para cobrir as despesas até o comprador efetuar o pagamento, apenas se for descontada antecipadamente. Além disso, o documento deve ser apresentado ao devedor no prazo de 30 dias, no máximo.Duplicatas descontadas
As duplicatas descontadas são títulos de crédito gerados a partir de contratos assinados e servem como garantia para receber crédito bancário. Quando o credor negocia as duplicatas com as Instituições Financeiras e desconta os valores antecipadamente (antes de receber de seu devedor), elas passam a ser chamadas de duplicatas descontadas. O Banco antecipa o valor para o emissor da duplicata e, quando o devedor efetivamente paga a duplicata, quem recebe é o Banco. Esse crédito também é conhecido como antecipação de recebíveis e funciona como uma espécie de adiantamento de um valor que será recebido no futuro pela empresa que possui contas a receber. Entretanto, a solicitação desse tipo de crédito pode gerar juros ou taxas, apesar destes serem mais baixos nessa modalidade do que em outras alternativas de empréstimos. Em todo caso, é preciso avaliar as opções mais adequadas para o momento e finanças da empresa.Para que serve a duplicata?
Como comentamos, a duplicata é uma espécie de crédito que a empresa que vende possui. Isso porque a maioria das transações é feita a prazo, ou seja, com pagamento posterior à venda. Mas, até receber do comprador, a empresa precisa de recursos para manter suas operações. Assim, a duplicata entra como uma carta de crédito, oferecendo um prazo maior para pagar os valores, promovendo um equilíbrio de caixa. Esse recurso permite que a empresa negocie mesmo sem já ter o dinheiro. Dessa forma, o mercado continua girando, com transações ocorrendo, permitindo a manutenção e crescimento dos negócios. No final das contas, a duplicata é como uma declaração de que uma empresa pagará a outra aquilo devido. Nos casos em que a empresa contrai uma duplicata, pode colocar esse valor no seu planejamento de contas a pagar. Assim, programa as quantias necessárias para quitar seus compromissos nos devidos prazos.A diferença entre duplicata e nota promissória
Os dois documentos podem ser facilmente confundidos, mas a duplicata gera obrigação de aceite por parte do comprador, enquanto a nota promissória não é obrigatória. Além disso, a duplicata é uma ordem de pagamento com as informações que comprovam a venda. Já a nota promissória é uma espécie de cobrança, mais propriamente uma promessa de pagamento que o credor emite para o comprador.Como funciona o aceite de duplicata
Em um contrato de compra e venda mercantil, o documento é o único título de crédito permitido para registrar o saque do vendedor, segundo a Lei n.º 5.474, de 18 de julho de 1968. Entre outros dados, o documento deve conter a declaração do recebimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la e ser assinado pelo comprador. O ideal nesse caso é que o comprador assine sua concordância na duplicata.- Aceite ordinário: também chamado de aceite expresso, o comprador assina a duplicata no recebimento da mercadoria ou serviço e a devolve dentro do prazo de 10 dias para que então seja tornada um título de crédito.
- Aceite presumido: já neste caso, o comprador recebe o que comprou, mas não assina no ato. Como não há recusa formal, o aceite no caso é presumido e o prazo para pagamento começa a valer após o envio do produto.
- Aceite por comunicação: neste último caso, o comprador retém a duplicata com autorização da instituição financeira que está intermediando o pagamento que, no que lhe concerne, faz uma comunicação formal para o vendedor do aceite do título.
Tipos de duplicatas e principais modelos
A duplicata é um documento brasileiro, previsto em lei e, por isso, existem alguns modelos e tipos que devem ser conhecidos pelos empreendedores, tanto para emitir os documentos quando for necessário, quanto para aceitar quando outra empresa emitir.- Duplicata mercantil: emitida por empresas que vendem produtos. Nesse caso, os produtos vendidos são discriminados no documento, além de comprovar a transação realizada.
- Duplicata de Prestação de Serviços: como o próprio nome sugere, deve ser usada por aquelas que prestam serviços, somente.
- Duplicata Padrão: é um tipo de duplicada, que é preenchida e emitida de forma impressa e enviada à instituição bancária para recebimento.
Tipos de desconto da duplicata
Embora a duplicata não seja um documento de pagamento, é possível dar baixa no arquivo em alguns casos, como veremos agora.Cobrança simples
A cobrança simples ocorre quando o sacador obtém o crédito após descontar a duplicata e o sacado faz o pagamento de sua dívida em dia. No caso de atraso do pagamento por parte do sacado, o valor do crédito é debitado da conta da companhia que fez a venda e descontou o documento.Cobrança caucionada
A cobrança caucionada é um contrato de empréstimo em que a instituição financeira tem as duplicatas das transações feitas pela empresa como garantia. O sacador pode, nesse caso, tomar certo percentual das vendas como uma forma de crédito.Endosso de duplicata
Existem dois tipos de endosso de duplicata: o mandato, em que o banco fica somente com a função de cobrar o credor, e o translativo, no qual os direitos de crédito são transferidos. No caso do translativo, geralmente um sócio da empresa é envolvido como um avalista da operação. Entretanto, os documentos endossados podem causar confusões legais se o banco protestar um título que não teve aceite por parte do sacado. Essa é uma questão que já ocorreu muito no Brasil e vale a pena ficar atento.Como preencher uma duplicata?
O preenchimento da duplicata não tem muito segredo e, de certa forma, é considerado simples. Mas, vale ficar atento a algumas regras. Entre elas, está que na duplicata deve sempre constar o valor total da dívida. O título não deve ter abatimentos e descontos, por exemplo. Se houver alguma redução no valor total, é importante estar declarado. No mais, toda duplicata deve conter:- A denominação “duplicata”;
- Data de emissão;
- Número de ordem;
- Número da fatura;
- Data de vencimento ou a declaração no caso de ser duplicata à vista;
- Nome e endereço do vendedor e do comprador;
- Praça de pagamento;
- Cláusula à ordem;
- Valor a pagar, em algarismos e por extenso;
- Declaração de reconhecimento de sua exatidão e obrigação de pagá-la, que deve ser assinada pelo comprador, como aceite;
- Assinatura do emitente.
