O que é gestão de documentos e como implementar?

Se você tem uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, sabe que existe o lado burocrático que acumula um grande volume de dados e papéis para o cumprimento de regras previstas por lei. Para facilitar a organização de uma empresa, existe a gestão de documentos. Ter uma boa gestão de documentos, sejam eles físicos ou digitais, pode contribuir para o sucesso da sua estratégia. Ela auxiliará em atividades rotineiras, tomada de decisões, entre outros fatores que são decisivos para ter um negócio bem-sucedido. Até aqui, você já viu que ela é um dos processos mais importantes para um negócio. Portanto, se quer entender mais sobre o que é ter uma boa gestão de documentos, continue lendo este artigo. Você irá entender a importância de aplicar esse tipo de processo em sua empresa, além de dicas para te auxiliar a implementar em sua estratégia. Boa leitura!

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de funções administrativas, políticas e medidas que uma empresa estabelece para organizar a documentação, como contratos, impostos, folhas de pagamento etc. É um processo que impacta a administração, registro, manutenção, acesso, melhorando de forma geral o negócio. Todo tipo de negócio possui uma quantidade de arquivos que irá crescer de forma exponencial, pois é o esperado para todo negócio. No entanto, a má gestão dessas informações pode causar problemas, como lentidão nos processos, e outros mais graves, como a perda de informações importantes. Dessa forma, com a gestão de documentos, os dados empresariais podem ser preservados, possuindo cópias de segurança, e, até mesmo, dar mais espaço para a equipe trabalhar em cima do controle empresarial e tirar vantagens competitivas.

Por que fazer uma boa gestão de documentos?

Todo tipo de negócio lida com um grande número de dados, de diversas naturezas. Para administrar esse volume, é necessário buscar o auxílio de métodos mais eficientes e usar as ferramentas apropriadas. Portanto, a gestão de documentos pode ocupar um papel de extrema importância na estratégia da sua empresa e suas vantagens vão além de apenas salvar e organizar os documentos. Confira:

Agiliza a tomada de decisões: a gestão de documentos permite que a empresa antecipe problemas, impactando positivamente na tomada de decisões.
Redução de custos: o uso da tecnologia para organizar os documentos otimiza o uso da estrutura da empresa, já que arquivos digitais não ocupam espaço, gerando menos custos.
Aumenta a produtividade: com a gestão de documentos, sua equipe não perde tempo buscando documentos, pois eles estão a um clique de distância e fácil de serem encontrados.
Padronização de processos: o armazenamento se torna mais simples, pois todos os documentos terão uma nomenclatura e uma categoria estabelecida, facilitando o dia a dia da empresa.

Além disso, uma gestão de documentos inadequada pode promover riscos, por exemplo, alguns documentos possuem prazo para expirar e, depois disso, eles não possuem validade legal, como no caso de uma falta de controle de notas fiscais. Por isso, implementar uma gestão de dados na sua empresa permite que você reserve um espaço na tabela com a descrição e a data de validade de cada documento para não perder prazos importantes e garantir que tudo esteja sempre em ordem.

Como fazer a gestão documental de forma eficiente?

Após entender o porquê que a gestão de documentos é importante e como ela traz autonomia para as empresas, veja como aplicar esse processo para otimizar o desempenho da sua estratégia. Não existe um jeito único e correto de realizar esse processo. No entanto, listamos as principais dicas que podem nortear a forma como você vai organizar e gerenciar de forma eficiente os dados empresariais.

Classifique os documentos

Para facilitar o dia a dia e as buscas pelos documentos, desenvolva um padrão de identificação para eles. Ao longo do crescimento de um negócio, o volume de documentos cresce e, por isso, é necessário se organizar de forma inteligente. Você pode, por exemplo, criar siglas para as áreas da empresa, adotar sistemas de abreviação e controle por datas, entre outros métodos. Não existe uma forma única, tudo depende de como a sua empresa se organiza.

Crie uma política de uso e acesso

Uma informação importante aberta para que qualquer um possa acessar pode trazer prejuízos para o seu negócio. Por isso, seja qual for o tamanho da sua empresa, é fundamental criar políticas para uso e acesso dos documentos, gerenciando quais pessoas têm acesso a determinados arquivos.

Invista na digitalização periódica

Por mais que vivamos num mundo tecnológico, nenhuma empresa possui todos os seus dados digitalizados. Por isso, uma das boas práticas de gestão de documentos é definir uma rotina de digitalização. Assim, você mantém a versão física, mas contará com uma cópia digital para futuras emergências.

Faça backups com frequência

O backup é um recurso que cria uma cópia de um arquivo digital, duplicando-o e armazenando em um segundo local. É uma forma de proteger os documentos, dados e informações. Da mesma forma que a digitalização, uma das boas práticas de gestão de documentos é realizar backups frequentes para que nenhum documento corra o risco de ser perdido.

Padronize

Um dos princípios da gestão de documentos é a padronização. Na gestão de documentos, você deve padronizar a nomenclatura de documentos, bem como suas categorias. Desse modo, tanto o armazenamento como o acesso se tornam mais simples e fáceis de serem localizados.

Invista na tecnologia

A maneira mais eficiente de realizar a gestão de documentos é através do uso de tecnologia em nuvem, como o sistema de gestão ERP da Omie. A tecnologia em nuvem oferece soluções que facilitam a organização dos documentos para escritórios, bem como o acesso pelos colaboradores, gestores e líderes.

Qual a importância de automatizar a gestão de documentos?

A gestão de documentos representa um passo rumo ao futuro, para as empresas e, ao adotar um sistema de gestão que automatize todo esse processo, traz diversas vantagens.

Organização

A organização é um dos pilares da automatização da gestão de documentos, pois essa prática ajuda a organizar os documentos já existentes de uma empresa e serve de base para a entrada de novos documentos.

Armazenamento

A gestão de documentos automatizada permite que os arquivos sejam acessados, armazenados e organizados de maneira mais eficiente. Isso porque um sistema de gestão de documentos permite que um arquivo seja organizado de forma que facilite sua busca para os colaboradores.

Segurança de dados

Através da utilização da tecnologia de computação em nuvem para armazenar e organizar os documentos de uma empresa, todos os arquivos possuirão backups periódicos, além de terem um controle rigoroso de quem ou não tem acesso para mexer no sistema.

Compartilhamento

Uma empresa que preza pelo fator de compartilhamento auxilia na otimização dos processos internos do negócio e na capacitação de sua própria equipe. Os documentos digitais podem ser acessados por diversas pessoas ao mesmo tempo, bem como oferecem a possibilidade de editar um arquivo em conjunto, facilitando a rotina de trabalho.

Redução de falhas

Ter uma boa gestão de documentos diminui as chances de haver erros humanos no cotidiano, como perda de documentos importantes, danos ou alterações não intencionais. Com a automatização da gestão de documentos, você consegue administrar quem acessa determinados documentos e garante cópia de tudo que pode ser editado por terceiros.

A tecnologia aliada ao seu negócio

Como vimos, a gestão de documentos é importante para que o seu negócio seja o mais eficiente e produtivo possível. Além do mais, em uma era dos dados, é de extrema importância que todas as empresas se adaptem a essa realidade. Portanto, quanto mais organizado for realizada a gestão de documento, mais estratégica será a sua equipe, que poderá acessar os arquivos de qualquer lugar, além de saber como chegar nele de forma mais rápida. Com uma visão cada vez mais estratégica da própria área, o seu negócio tende a crescer e ser cada dia mais rentável. Como o uso da tecnologia é tão importante nesse processo, consequentemente, é necessário manter uma proteção robusta para os seus dados empresariais. Veja como ampliar a segurança das suas informações e garanta que todo esse processo seja feito da forma mais segura e organizada possível.

Como fazer uma boa gestão de documentos?