O que é uma gestão de tarefas?
A gestão de tarefas é um processo essencial para que a equipe de determinada área trabalhe com maior alinhamento. Neste contexto, o gestor desempenha um papel de extrema importância para que metodologias e etapas sejam aplicadas e cumpridas de modo a obter sucesso durante os processos. Fazer a gestão de metas e colaboradores é também uma forma de estar conforme o planejamento estratégico de uma empresa. Afinal, de nada adianta ter metas no papel se elas não forem encaminhadas para a execução e alcance. Trabalhar com a gestão de tarefas é mais do que exigir produtividade. Sabemos que toda empresa tem tarefas e que elas possuem prazos. Porém, o gerenciamento de tarefas vai muito, além disso, pois busca a otimização e melhoria da performance de todos que compõem uma equipe. Na gestão de tarefas é importante a separação segundo o nível de urgência para uma melhor estrutura dos fluxos de trabalho. Com isso, os colaboradores entendem o que é prioridade e o que pode ser deixado para um segundo momento, proporcionando a melhora do entendimento das necessidades e o dia a dia do trabalho. Existem alguns tipos de tarefas que devem ser consideradas pelos gestores e lideranças:- planejadas – tarefas pensadas com antecedência, divididas em diversas etapas e seguem um cronograma;
- no prazo – tarefas que estão em um cronograma, mas que não podem atrasar para não prejudicar as outras etapas seguintes;
- urgentes – são tarefas que surgem de última hora, mas que possuem caráter emergencial e, por isso, devem passar na frente das demais;
- emergenciais – mais do que urgentes, essas tarefas representam um alto grau de urgência e representam problemas que devem ser resolvidos quanto antes.
Vantagens de uma boa gestão de tarefas
São diversos os benefícios possibilitados por uma boa gestão de tarefas, que vão desde uma maior produtividade até melhoria contínua. Acompanhe alguns dos maiores benefícios de adotar um gerenciamento de tarefas com base em metodologias.Produtividade e otimização de performance
Está mais do que claro que o profissional e a organização se prejudicam quando se fala em multitarefas. Com uma gestão eficiente, o aumento de produtividade e melhora na performance é uma das principais vantagens trazidas. Com o gerenciamento de tarefas, o profissional se organiza melhor e sabe exatamente o quê e quando precisa entregar. Assim, não existe atropelo de funções e tudo funciona da melhor forma possível.Priorização e delegação de tarefas
Por meio de uma boa gestão, o colaborador saberá como e o quê priorizar em detrimento de outras funções que podem intercorrer ao longo do dia ou já planejadas para a semana. Sabemos que o tempo é um item valioso na rotina de trabalho, por isso, investir na sua economia e melhor uso é uma opção para aqueles que querem entender de priorização e alcance de metas.Melhor visualização de prazos
O desenho de projetos permite que, ao dividir as etapas, o prazo final seja melhor visualizado por todos os envolvidos. Com a delimitação, é mais fácil entender e ter uma visão de quando determinado projeto será finalizado. Assim, fica mais simples para que os líderes possam fazer uma gestão mais justa.Melhoria na comunicação e clima organizacional
A gestão de tarefas tem como grande benefício a melhoria na comunicação e percepção dos colaboradores sobre a organização onde atuam. Em locais onde a comunicação e gestão são confusas, as entregas tendem a seguir a mesma linha. Com isso, com uma melhor gestão de tarefas, a comunicação interna e a cultura organizacional também tendem a ganhar.Como fazer uma gestão de tarefas?
Uma gestão de tarefas pode e deve ser feita tendo como base metodologias que ajudam a obter resultados ainda melhores. A seguir, conheça algumas que podem ser aplicadas.Kanban
A Kanban se baseia em uma forma visual, em que as tarefas são visualizadas em quadros, considerando os fluxos de trabalho em andamento. A metodologia Kanban se divide em colunas, nas quais é possível visualizar em qual etapa se encontra o que está previamente definido para ser feito. Essas etapas podem se adequar conforme o projeto, mas normalmente seguem três colunas básicas:- “a fazer”;
- “fazendo”;
- “feito”.
