Despesas administrativas: o que é e a importância

Diminuir gastos é um dos grandes desafios dos gestores, afinal como tomar essa atitude sem afetar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos? Uma estratégia é ter o foco na contenção das despesas administrativas. Identificar quais são esses custos e estudar formas de reduzi-los terá impacto positivo no fluxo de caixa do negócio sem afetar a produção. Entenda a importância e quais medidas tomar para reduzir esses gastos e melhorar o desempenho financeiro da sua empresa.

O que são despesas administrativas?

As despesas administrativas são os gastos que não estão relacionados à produção da empresa. Então, são os custos necessários para a administração do negócio e que terão que ser cobertos mesmo que a produção diminua. Saiba ainda que elas englobam as despesas fixas e variáveis de uma empresa, no entanto, a predominância nesse tipo de gasto são as despesas fixas.

Diferença entre despesas administrativas e operacionais

Vale acrescentar que, no fluxo de caixa da empresa, tem ainda as despesas operacionais, que são aquelas ligadas à sua operação, ou seja, gastos essenciais para que a empresa possa funcionar. E, apesar de haver um pouco de confusão entre despesas operacionais e administrativas, saiba que as despesas administrativas são um tipo de despesa operacional.

Por que é importante reduzir as despesas administrativas?

Para se manter competitiva, uma empresa precisa conquistar a satisfação dos seus clientes, oferecendo produtos e serviços de qualidade. Nesse sentido, para cortar despesas sem afetar a qualidade da produção, o caminho é avaliar as despesas administrativas e buscar meios de diminuir esses custos, visto que essa medida não afetará os produtos ou serviços. Com isso, você melhora os resultados do negócio, pois pode aumentar o lucro, já que o valor do custo do produto ou serviço será mais baixo. Sua empresa pode ainda ter um aumento das vendas, pois você terá margem para oferecer um preço mais competitivo.

Quais atividades são geralmente incluídas nas despesas administrativas?

Entender quais são os gastos administrativos e saber como reduzi-los terá um impacto importante no fluxo de caixa da empresa. Quando se fala em despesas administrativas, os exemplos são:

aluguel do imóvel;
contas de água, luz, telefone, internet;
pró-labore dos sócios;
salário do pessoal administrativo e serviços gerais (faxineiro, porteiro, entre outros);
contabilidade;
material de escritório;
produtos de limpeza;
gastos com processos seletivos, contratações e demissões;
publicidade e serviços jurídicos.

Assim, além de custos fixos, como o aluguel, as despesas administrativas envolvem atividades ligadas à administração do negócio, como processos seletivos, serviços de marketing, jurídico e outros.

Importância da classificação de despesas em diferentes categorias

Como você viu os gastos das empresas são diversificados e é necessário fazer a classificação correta das despesas para uma gestão financeira mais eficiente. Assim, as despesas podem ser:

administrativas;
operacionais;
não-operacionais;
pré-operacionais.

Falamos sobre as despesas operacionais e administrativas. Mas, afinal, o que são as não-operacionais e as pré-operacionais? As primeiras são os gastos independentes da atividade regular do negócio, como indenizações, juros de empréstimos, entre outras. Já as despesas pré-operacionais são gastos realizados antes do início da produção. Um exemplo podem ser as despesas com a compra de maquinário ou com documentações específicas.

Dicas de como reduzir as despesas administrativas

Confira as dicas para diminuir as despesas administrativas e manter a saúde financeira da sua empresa sem afetar sua produção.

Faça um relatório com suas despesas fixas e variáveis

O primeiro ponto é entender quais são os gastos administrativos do negócio, por isso faça um relatório dessas despesas, classificando-as em fixas e variáveis. Isso é importante para uma visão detalhada desse tipo de custo. Desse modo, fica mais fácil definir quais podem ser cortadas ou reduzidas e também otimiza o lançamento das despesas administrativas na DRE (Demonstração do Resultado do Exercício).

Reduza as despesas administrativas de menor custo

Com um relatório das despesas administrativas em mãos, chega o momento de pensar na contenção desses gastos. Você pode começar pelas despesas de menor custo, como itens de escritório e produtos de limpeza que podem custar menos trocando de fornecedor.

Elabore um planejamento de estoque

Uma forma de evitar perdas de recursos é fazer o controle do estoque. Você pode contar com um software para gerenciar essa questão, a fim de entender qual é o fluxo de saída de produtos e, assim, fazer as compras no momento certo. Com isso, não fica com mercadoria parada, não tem a necessidade de alugar um local amplo para o estoque ou corre o risco de perder algum produto por ficar muito tempo armazenado.

Incentive o uso responsável dos recursos da empresa

Conscientize os colaboradores sobre a importância de reduzir o uso de papel (imprimir somente o necessário), de manter as janelas fechadas ao usar o ar-condicionado e de diminuir o uso de material de escritório de forma geral. Você pode também disponibilizar canecas personalizadas para sua equipe tomar água e café, evitando assim o uso de copos plásticos.

Quais os desafios comuns da gestão eficiente das despesas administrativas?

Cuidar da gestão financeira da empresa não é uma tarefa fácil e, quando se trata de despesas administrativas, o desafio pode ser ainda maior. Isso porque, quando há a necessidade de haver corte de custos, a primeira ideia é analisar as despesas que não têm relação com a produção. Apesar de estar correta essa medida, é fundamental estudar as consequências de determinados cortes. Logo, o desafio aqui é entender se a redução de determinada despesa administrativa terá o resultado esperado. Por exemplo: antes de demitir um colaborador, é importante verificar a importância desse profissional para sua empresa. Isso porque a alta rotatividade vai aumentar os custos administrativos da organização com contratações e demissões, além de afetar diretamente a produtividade, pois você terá uma equipe desalinhada e também precisará investir em treinamentos com mais frequência.

Tecnologia para otimizar as despesas

Para entender como as despesas administrativas e de outras categorias estão pesando no orçamento da empresa e, assim, traçar estratégias efetivas, a dica é contar com um sistema online ERP, que integra os diferentes setores do negócio. Busca uma tecnologia que vai, de fato, atender suas necessidades e ajudar a entender as finanças da sua empresa de forma rápida? Conheça as soluções financeiras da Omie e facilite sua rotina empresarial!

Descubra o que são despesas administrativas e como reduzi-las?