Ordem de produção (OP): como fazer? Passo a passo!

Você sabe o que é ordem de produção? Conhecida também pela sigla OP, ela é um documento que consegue ajudar grandes empresas, como as indústrias, a tornarem a gestão e organização de processos mais otimizados. Ou seja, a ordem de produção torna possível administrar a empresa de maneira sustentável, entregando produtos e serviços de excelente qualidade e em menos tempo. Ela é uma das ferramentas mais utilizadas em processos de fabricação, afinal, a OP obedece todo o planejamento e programação necessário para a produção, isso inclui análises de estoque, estimativa de demandas e sazonalidade. Geralmente, a ordem de produção é enviada através de um sistema utilizado pela empresa, como o ERP, por exemplo. Para entender um pouco mais sobre a importância e como fazer de forma correta esse documento, continue lendo este artigo!

Gerenciando ordens de produção em grande escala

A ordem de produção é um documento que faz parte do Planejamento e Controle de Produção, um processo realizado para organizar e gerenciar a cadeia produtiva da empresa. A OP lista todas as matérias-primas que são necessárias para a fabricação dos produtos, quais etapas de ordem de produção, as quantidades que serão fabricadas, os prazos de entrega e quais serão os horários de início e término do trabalho. Ou seja, as ordens de produção são processos internos cujo objetivo principal é controlar e organizar a produção da empresa. Para fazer a ordem de produção, é necessário utilizar um sistema automatizado de processos e cabe ao gestor da área criar e preencher o documento. Detalhando corretamente todas as etapas do processo.

Passo a passo para criar uma ordem de produção

Antes de iniciar de fato a OP, é importante mapear todo o ciclo de produção do produto. Entender quais as etapas de ordem de produção, principalmente, é fundamental para guiar durante a elaboração do documento. Para isso, é importante responder algumas perguntas para facilitar na hora de preencher as ordens de produção. São elas:

1. Tipo de ordem de produção?

Existem dois tipos de OP que podem ser realizadas, cada uma leva em consideração a realidade da empresa, são elas:

Produção contínua: realizada em empresas que possuem produções em massa, feitas em períodos já determinados;
Produção encomendada: realizada por empresas que trabalham com produções sob encomenda de clientes.

2. Gestão financeira

Todas as informações presentes na OP ajudam a esclarecer quais serão os custos envolvidos no processo de fabricação dos produtos. Sendo assim, fica mais fácil fazer o gerenciamento assertivo da saúde financeira da empresa. A ordem de produção oferece uma visão correta dos custos, considerando toda a necessidade de compra, ciclo de vida da produção e muito mais.

3. Controle de estoque

Os estoques das grandes empresas estão sempre sujeitos a mudanças, principalmente por conta das matérias-primas e itens utilizados na fabricação dos produtos. Considerando isso, podemos dizer que a OP facilita o entendimento do que deve ou sair do estoque e em qual período isso deverá acontecer. Isso ajuda a controlar os gastos com despesas desnecessárias, evita o desperdício de materiais e torna o estoque mais otimizado e produtivo. Ou seja, com as ordens de produção é possível ter uma visão macro do que será produzido, as quantidades e outras questões que envolvam o estoque. Leia mais sobre o assunto em: Controle de estoque: por que implementá-lo na sua empresa? - Blog Omie

4. Organização dos processos

As informações e dados apresentados na ordem de produção são essenciais para apoiar e coordenar a comunicação entre os diferentes setores da empresa. Com isso, fica mais fácil acompanhar os processos e andamento das tarefas, diminuindo os erros e falhas no processo. É fundamental que esteja bem descrito e ressaltado na OP a data de conclusão do processo, só assim, serão evitados os atrasos e problemas que comprometam a qualidade dos produtos.

O que precisa constar em relatórios de ordem de produção?

A função de uma ordem de produção é reunir todas as informações necessárias, de forma específica, para fabricar um produto. Fora isso, ela também contém um código que é utilizado para rastrear os produtos fabricados. Entre as informações que devem constar em uma ordem de produção completa estão:

Qual o produto que será fabricado;
Qual a quantidade de produtos que serão fabricados;
Quais as matérias-primas que serão utilizadas;
Qual é a data de entrega - ressaltando, essa informação deve estar bem claro no documento;
A data de emissão;
O número do lote;
Um roteiro dos processos e recursos que serão utilizados durante o processo

Abaixo, a ordem de produção: exemplo ‍

Quanto mais completa for a ordem de produção, mais dados e informações os colaboradores terão para produzir os produtos, seguindo sempre as orientações e exigências da empresa. Afinal, todas essas informações são fundamentais para o ciclo de produção.

Como melhorar as ordens de produção?

Considerando que a ordem de produção envolve diferentes áreas de uma empresa, como vendas, estoque, financeiro e outras, é fundamental automatizar o fluxo de informações, integrando essas áreas. Tornando a comunicação e os processos mais eficientes, ágeis e seguros. Uma das melhores maneiras de melhorar as ordens de produção é utilizar um sistema de ERP. Esse software é a solução perfeita para otimizar e integrar todos setores da empresa em um único lugar. O uso de ERP vai auxiliar na:

Realização de relatórios para todas as etapas;
Garantir a segurança de dados;
Manter a comunicação entre as áreas de forma fluida, transparente e objetiva;
Oferecer uma visão a longo prazo;
Entre outras vantagens!

‍Ou seja, com o ERP não será mais necessário ficar procurando as informações em vários locais, todos os dados ficam armazenados em uma única base. Com essa integração, as ordens de produção passam a ser feitas de forma automatizada, afinal, todas as informações sobre os pedidos e processos de fabricação estão reunidos no mesmo lugar. Com a OP acontece uma troca de informações mais otimizada, clara e objetiva e como resultado, o planejamento e a programação do processo de fabricação fica mais assertivo.

Ganhe escalabilidade e produtividade com uma boa ordem de produção

A ordem de produção é um documento extremamente importante para a produção nas grandes empresas. É por meio dela que os gestores e as equipes conseguem dar início ao processo de fabricação. A OP abrange desde a administração de todos os processos de fabricação, desde o planejamento, a gestão da produção, passando pelo gerenciamento de compras até o processo de compra e controle de estoque. Como organizar as demandas e preparar um fluxo eficiente, que ligue todas as etapas de planejamento e execução é um grande desafio para as grandes empresas, contar com um sistema ERP vai fazer toda a diferença! Com ele, o retrabalho, itens desnecessários em estoque e atrasos serão reduzidos, tornando os processos mais ágeis, eficazes e assertivos. Conheça o sistema ERP da Omie, que conta com a funcionalidade de Ordem de Produção e vai ajudar sua empresa a ganhar ainda mais produtividade!

Ordem de produção: dicas para administrar sua empresa