Aprenda como organizar suas rotinas contábeis em 7 passos

Manter o pleno funcionamento para alcançar o melhor desempenho interno e a satisfação do cliente é um dos desafios de quem tem um escritório de contabilidade. Para isso, conhecer e implementar rotinas contábeis é de grande importância. Em geral, as rotinas contábeis envolvem todas as análises financeiras que uma empresa possui, seja ela grande, média ou pequena. Alguns exemplos são resultados, controle de caixa, balanços e análise dos prejuízos e lucros. Aqui, você vai encontrar os principais pontos das rotinas contábeis e vai aprender a organizar esse funcionamento para tornar sua empresa muito mais produtiva. Esteja atento e boa leitura!

1. Faça uma divisão dos departamentos

Com a alta demanda e ritmo intenso de trabalho, o ideal é que o escritório tenha uma divisão das tarefas. Essa departamentalização oferece mais eficiência para que as rotinas da contabilidade não saiam do controle. Definir os departamentos é fundamental para que o colaborador entenda perfeitamente as suas atribuições e quais são as responsabilidades de cada setor. Além disso, é muito mais fácil mensurar o desempenho e produtividade da equipe contábil.

2. Tenha um mapeamento dos processos

Quer identificar as tarefas das rotinas contábeis que não estão fazendo sentido com o negócio? Faça um mapeamento dos processos. Fica muito mais fácil conseguir propor o que deve ser feito ou não pela equipe responsável a partir de um diagnóstico. Nesse caso, a principal vantagem é evitar que o trabalho seja refeito. Ou seja, minimiza os erros, otimiza o tempo e permite que a equipe seja mais estratégica.

3. Classifique e delegue as tarefas

Algumas tarefas acabam se tornando desafios do contador moderno por serem extensas e acabam sobrecarregando os profissionais. Nesse caso, o ideal é identificar e classificar quais são as ações realizadas com frequência e delegar para alguém do time. Tenha em mente que seu trabalho é fazer a gestão do negócio! Para que isso saia dentro do previsto e que tenha o controle das principais rotinas contábeis, o ideal é fazer uma lista de todas as ações e classificá-las como:

urgentes;
importantes e não urgentes;
urgentes, mas não tão importantes;
e as que podem ser feitas com um tempo mais longo.

A premissa é delegar o que é operacional e se concentrar nas que precisam de criatividade e estratégia.

4. Implemente ferramentas de gestão

Ter ferramentas de gestão facilita a organização diária e faz com que a produtividade da empresa aumente. Por isso, se você ainda faz esse gerenciamento por meio de papéis e documentações, saiba que os tempos mudaram e tarefas que acontecem online trazem muito mais resultados para todos. Com a tecnologia na contabilidade, você pode agilizar as suas tarefas e rotinas contábeis com facilidade. Tudo isso com segurança e integridade dos dados da empresa, controle do negócio a qualquer hora e em qualquer lugar. As vantagens e facilidades são várias, como:

emissão de nota fiscal;
gestão financeira;
CRM;
e gestão de oportunidades.

Essa é uma maneira de ampliar as suas possibilidades e também da sua equipe.

5. Capacite a sua empresa

Idealizar e executar formações de rotinas contábeis para os colaboradores é uma excelente forma de deixar a sua equipe preparada e com aprendizagem contínua. Fornecer treinamentos e estabelecer um padrão para distribuir as metas e objetivos facilita o trabalho diário. Além das habilidades e conhecimentos técnicos sobre rotinas contábeis na prática, invista no desenvolvimento de habilidades comportamentais, as soft skills, como relacionamento interpessoal. E não esqueça que os feedbacks são ótimos momentos para expor o que precisa ser melhorado e evitar que os mesmos erros aconteçam no futuro.

6. Organizar o arquivo morto

Documentos antigos que ainda precisam ser guardados, mas que não são mais usados com frequência, devem ser arquivados em um local específico e separado dos documentos ativos. Mantê-los no dia a dia, direta ou indiretamente, podem impactar na rotina do escritório contábil. Sempre que possível, digitalize os documentos. Isso facilita o acesso e reduz a chance de perder papéis importantes.

7. Manter-se atualizado com a legislação contábil

As leis e normas contábeis podem mudar. É importante estar sempre atualizado para garantir que a contabilidade esteja em conformidade - e principalmente que você está oferecendo o que há de melhor e mais atualizado aos seus clientes por meio dos seus serviços. Fique atento, por exemplo, às regras de enquadramento de regimes tributários para garantir que seus clientes estão atuando de acordo com as normas. Parece simples, mas a rotina contábil pode ser tão trabalhosa que, muitas vezes, a equipe e a gestão podem não perceber determinados detalhes.

Rotinas contábeis: organização e agilidade para seu escritório

Como já dito anteriormente, é muito importante ter controle das rotinas contábeis mensais, principalmente pela facilidade na mensuração dos resultados. Ao ter clareza sobre essas informações, permite-se analisar qual está sendo a produtividade de cada colaborador e da equipe ou setor. No passo a passo que compartilhamos, nós podemos te ajudar com uma das etapas: a implementação de ferramenta de gestão. O Sistema Omie é um conjunto de soluções completo para o seu escritório de contabilidade crescer. Diga adeus à papelada, planilhas e sistemas espalhados por todo lado: conheça nossa solução para contadores e eleve a organização do seu negócio a um novo nível. Acesse e experimente!