{"id":8406,"date":"2023-02-04T15:30:46","date_gmt":"2023-02-04T18:30:46","guid":{"rendered":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/\/?p=8406"},"modified":"2024-08-12T15:43:50","modified_gmt":"2024-08-12T18:43:50","slug":"como-fazer-uma-boa-gestao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/como-fazer-uma-boa-gestao-de-documentos\/","title":{"rendered":"Como fazer uma boa gest\u00e3o de documentos?"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se voc\u00ea tem uma empresa, seja ela de pequeno, m\u00e9dio ou grande porte, sabe que existe o lado burocr\u00e1tico que acumula um grande volume de dados e pap\u00e9is para o cumprimento de regras previstas por lei. Para facilitar a organiza\u00e7\u00e3o de uma empresa, existe a gest\u00e3o de documentos.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ter uma boa gest\u00e3o de documentos, sejam eles f\u00edsicos ou digitais, pode contribuir para o sucesso da sua estrat\u00e9gia. Ela auxiliar\u00e1 em atividades rotineiras, tomada de decis\u00f5es, entre outros fatores que s\u00e3o decisivos para ter um neg\u00f3cio bem-sucedido. At\u00e9 aqui, voc\u00ea j\u00e1 viu que ela \u00e9 um dos processos mais importantes para um neg\u00f3cio.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Portanto, se quer entender mais sobre o que \u00e9 ter uma boa gest\u00e3o de documentos, continue lendo este artigo. Voc\u00ea ir\u00e1 entender a import\u00e2ncia de aplicar esse tipo de processo em sua empresa, al\u00e9m de dicas para te auxiliar a implementar em sua estrat\u00e9gia. Boa leitura!\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">O que \u00e9 gest\u00e3o de documentos?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A gest\u00e3o de documentos \u00e9 um conjunto de <\/span><a href=\"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/\/quais-sao-as-funcoes-administrativas-de-uma-empresa\"><span style=\"font-weight: 400;\">fun\u00e7\u00f5es administrativas<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, pol\u00edticas e medidas que uma empresa estabelece para organizar a documenta\u00e7\u00e3o, como contratos, impostos, folhas de pagamento etc. \u00c9 um processo que impacta a administra\u00e7\u00e3o, registro, manuten\u00e7\u00e3o, acesso, melhorando de forma geral o neg\u00f3cio.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Todo tipo de neg\u00f3cio possui uma quantidade de arquivos que ir\u00e1 crescer de forma exponencial, pois \u00e9 o esperado para todo neg\u00f3cio. No entanto, a m\u00e1 gest\u00e3o dessas informa\u00e7\u00f5es pode causar problemas, como lentid\u00e3o nos processos, e outros mais graves, como a perda de informa\u00e7\u00f5es importantes.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dessa forma, com a gest\u00e3o de documentos, os dados empresariais podem ser preservados, possuindo c\u00f3pias de seguran\u00e7a, e, at\u00e9 mesmo, dar mais espa\u00e7o para a equipe trabalhar em cima do <\/span><a href=\"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/\/controle-empresarial-confira-como-fazer-o-da-sua-empresa\"><span style=\"font-weight: 400;\">controle empresarial<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> e tirar vantagens competitivas.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Por que fazer uma boa gest\u00e3o de documentos?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Todo tipo de neg\u00f3cio lida com um grande n\u00famero de dados, de diversas naturezas. Para administrar esse volume, \u00e9 necess\u00e1rio buscar o aux\u00edlio de m\u00e9todos mais eficientes e usar as ferramentas apropriadas.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Portanto, a gest\u00e3o de documentos pode ocupar um papel de extrema import\u00e2ncia na estrat\u00e9gia da sua empresa e suas vantagens v\u00e3o al\u00e9m de apenas salvar e organizar os documentos. Confira:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Agiliza a tomada de decis\u00f5es<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: a gest\u00e3o de documentos permite que a empresa antecipe problemas, impactando positivamente na tomada de decis\u00f5es.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: o uso da tecnologia para organizar os documentos otimiza o uso da estrutura da empresa, j\u00e1 que arquivos digitais n\u00e3o ocupam espa\u00e7o, gerando menos custos.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Aumenta a produtividade<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: com a gest\u00e3o de documentos, sua equipe n\u00e3o perde tempo buscando documentos, pois eles est\u00e3o a um clique de dist\u00e2ncia e f\u00e1cil de serem encontrados.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Padroniza\u00e7\u00e3o de processos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: o armazenamento se torna mais simples, pois todos os documentos ter\u00e3o uma nomenclatura e uma categoria estabelecida, facilitando o dia a dia da empresa.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al\u00e9m disso, uma<\/span><b> gest\u00e3o de documentos inadequada<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> pode promover riscos, por exemplo, alguns documentos possuem prazo para expirar<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">e, depois disso, eles n\u00e3o possuem validade legal, como no caso de uma falta de <\/span><a href=\"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/\/controle-de-notas-fiscais-guia-completo-para-sua-empresa\"><span style=\"font-weight: 400;\">controle de notas fiscais<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por isso, implementar uma gest\u00e3o de dados na sua empresa permite que voc\u00ea reserve um espa\u00e7o na tabela com a descri\u00e7\u00e3o e a data de validade de cada documento para n\u00e3o perder prazos importantes e garantir que tudo esteja sempre em ordem.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Como fazer a gest\u00e3o documental de forma eficiente?\u00a0<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ap\u00f3s entender o porqu\u00ea que a gest\u00e3o de documentos \u00e9 importante e como ela traz autonomia para as empresas, veja como aplicar esse processo para otimizar o desempenho da sua estrat\u00e9gia.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">N\u00e3o existe um jeito \u00fanico e correto de realizar esse processo. No entanto, listamos as principais dicas que podem nortear a forma como voc\u00ea vai organizar e gerenciar de forma eficiente os dados empresariais.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Classifique os documentos<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para facilitar o dia a dia e as buscas pelos documentos, desenvolva um padr\u00e3o de identifica\u00e7\u00e3o para eles. Ao longo do crescimento de um neg\u00f3cio, o volume de documentos cresce e, por isso, \u00e9 necess\u00e1rio se organizar de forma inteligente.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Voc\u00ea pode, por exemplo, criar siglas para as \u00e1reas da empresa, adotar sistemas de abrevia\u00e7\u00e3o e controle por datas, entre outros m\u00e9todos. N\u00e3o existe uma forma \u00fanica, tudo depende de como a sua empresa se organiza.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Crie uma pol\u00edtica de uso e acesso<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Uma informa\u00e7\u00e3o importante aberta para que qualquer um possa acessar pode trazer preju\u00edzos para o seu neg\u00f3cio. Por isso, seja qual for o tamanho da sua empresa, \u00e9 fundamental criar pol\u00edticas para uso e acesso dos documentos, gerenciando quais pessoas t\u00eam acesso a determinados arquivos.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Invista na digitaliza\u00e7\u00e3o peri\u00f3dica<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por mais que vivamos num mundo tecnol\u00f3gico, nenhuma empresa possui todos os seus dados digitalizados. Por isso, uma das boas pr\u00e1ticas de gest\u00e3o de documentos \u00e9 definir uma rotina de digitaliza\u00e7\u00e3o. Assim, voc\u00ea mant\u00e9m a vers\u00e3o f\u00edsica, mas contar\u00e1 com uma c\u00f3pia digital para futuras emerg\u00eancias.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Fa\u00e7a <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">backups<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> com frequ\u00eancia<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O <\/span><b><i>backup<\/i><\/b> <span style=\"font-weight: 400;\">\u00e9 um recurso que cria uma c\u00f3pia de um arquivo digital, duplicando-o e armazenando em um segundo local. \u00c9 uma forma de proteger os documentos, dados e informa\u00e7\u00f5es.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Da mesma forma que a digitaliza\u00e7\u00e3o, uma das boas pr\u00e1ticas de gest\u00e3o de documentos\u00a0 \u00e9 realizar <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">backups<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> frequentes para que nenhum documento corra o risco de ser perdido.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Padronize<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Um dos princ\u00edpios da gest\u00e3o de documentos \u00e9 a padroniza\u00e7\u00e3o. Na gest\u00e3o de documentos, voc\u00ea deve padronizar a nomenclatura de documentos, bem como suas categorias. Desse modo, tanto o armazenamento como o acesso se tornam mais simples e f\u00e1ceis de serem localizados.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Invista na tecnologia<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A maneira mais eficiente de realizar a gest\u00e3o de documentos \u00e9 atrav\u00e9s do uso de tecnologia em nuvem, como o <\/span><a href=\"https:\/\/www.omie.com.br\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">sistema de gest\u00e3o ERP da Omie<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. A tecnologia em nuvem oferece solu\u00e7\u00f5es que facilitam a organiza\u00e7\u00e3o dos documentos para escrit\u00f3rios, bem como o acesso pelos colaboradores, gestores e l\u00edderes.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Qual a import\u00e2ncia de automatizar a gest\u00e3o de documentos?\u00a0<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A gest\u00e3o de documentos representa um passo rumo ao futuro, para as empresas<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">e, ao adotar um sistema de gest\u00e3o que automatize todo esse processo, traz diversas vantagens.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Organiza\u00e7\u00e3o<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 um dos pilares da automatiza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de documentos, pois essa pr\u00e1tica ajuda a organizar os documentos j\u00e1 existentes de uma empresa e serve de base para a entrada de novos documentos.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Armazenamento<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A gest\u00e3o de documentos automatizada permite que os arquivos sejam acessados, armazenados e organizados de maneira mais eficiente. Isso porque um sistema de gest\u00e3o de documentos permite que um arquivo seja organizado de forma que facilite sua busca para os colaboradores.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Seguran\u00e7a de dados<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Atrav\u00e9s da utiliza\u00e7\u00e3o da tecnologia de computa\u00e7\u00e3o em nuvem para armazenar e organizar os documentos de uma empresa, todos os arquivos possuir\u00e3o <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">backups<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> peri\u00f3dicos, al\u00e9m de terem um controle rigoroso de quem ou n\u00e3o tem acesso para mexer no sistema.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Compartilhamento<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Uma empresa que preza pelo fator de compartilhamento auxilia na otimiza\u00e7\u00e3o dos processos internos do neg\u00f3cio e na capacita\u00e7\u00e3o de sua pr\u00f3pria equipe. Os documentos digitais podem ser acessados por diversas pessoas ao mesmo tempo, bem como oferecem a possibilidade de editar um arquivo em conjunto, facilitando a rotina de trabalho.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Redu\u00e7\u00e3o de falhas<\/span><b>\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ter uma boa gest\u00e3o de documentos diminui as chances de haver erros humanos no cotidiano, como perda de documentos importantes, danos ou altera\u00e7\u00f5es n\u00e3o intencionais. Com a automatiza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de documentos, voc\u00ea consegue administrar quem acessa determinados documentos e garante c\u00f3pia de tudo que pode ser editado por terceiros.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">A tecnologia aliada ao seu neg\u00f3cio\u00a0<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Como vimos, a gest\u00e3o de documentos \u00e9 importante para que o seu neg\u00f3cio seja o mais eficiente e produtivo poss\u00edvel. Al\u00e9m do mais, em uma era dos dados, \u00e9 de extrema import\u00e2ncia que todas as empresas se adaptem a essa realidade.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Portanto, quanto mais organizado for realizada a gest\u00e3o de documento, mais estrat\u00e9gica ser\u00e1 a sua equipe, que poder\u00e1 acessar os arquivos de qualquer lugar, al\u00e9m de saber como chegar nele de forma mais r\u00e1pida. Com uma vis\u00e3o cada vez mais estrat\u00e9gica da pr\u00f3pria \u00e1rea, o seu neg\u00f3cio tende a crescer e ser cada dia mais rent\u00e1vel.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Como o uso da tecnologia \u00e9 t\u00e3o importante nesse processo, consequentemente, \u00e9 necess\u00e1rio manter uma prote\u00e7\u00e3o robusta para os seus dados empresariais. Veja <\/span><a href=\"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/\/como-ampliar-a-seguranca-das-suas-informacoes\"><span style=\"font-weight: 400;\">como ampliar a seguran\u00e7a das suas informa\u00e7\u00f5es<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> e garanta que todo esse processo seja feito da forma mais segura e organizada poss\u00edvel.\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ter uma boa gest\u00e3o de documentos \u00e9 essencial em um neg\u00f3cio. Saiba como implementar para alcan\u00e7ar uma gest\u00e3o mais eficiente. <\/p>\n","protected":false},"author":10,"featured_media":8416,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[401],"tags":[],"class_list":["post-8406","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestao"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8406","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/10"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=8406"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8406\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":20965,"href":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8406\/revisions\/20965"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/8416"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=8406"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=8406"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/preview.omie.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=8406"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}