Reembolso de despesas: como funciona?

O reembolso de despesas corporativas precisa ser contabilizado da maneira correta para não atrapalhar a gestão financeira da empresa e a relação com os funcionários. Assim, é preciso ter uma política clara para esse processo e evitar erros ao fazer esses lançamentos. Nesse artigo, descubra o que é reembolso de despesas, o que a legislação diz sobre e como contabilizar esse gasto para não comprometer o equilíbrio financeiro da empresa.

O que é reembolso de despesas?

O reembolso de despesas corporativas é um processo do departamento financeiro que pretende indenizar os funcionários que precisaram custear, utilizando recursos pessoais, qualquer tipo de gasto ao realizar atividades à disposição da empresa. Sendo assim, envolve a prestação de contas de todos os valores que podem compreender desde a realização de uma viagem corporativa até àqueles originados em treinamentos externos e visitas à clientes.

Como funciona o reembolso de despesas?

Qualquer empresa, independente do setor ou tamanho, pode ter que realizar o reembolso de despesas de seus colaboradores, tanto em situações de viagem a trabalho quanto para o reembolso no home office. Assim, é importante que a empresa tenha uma política de reembolso com regras claras e que se faça conhecida dentre os colaboradores. É possível fazer o ressarcimento dos gastos já ocorridos, mediante a apresentação de comprovantes, ou dar um adiantamento para o colaborador com um valor de diárias que ele pode usar para custear alimentação e transporte, por exemplo. Também, é possível fazer o adiantamento do valor da hospedagem e posterior ressarcimento de gastos com transporte e alimentação.

Quais os principais tipos de reembolso?

Entre os reembolsos de despesa corporativas estão, principalemnte, o ressarcimento de:

alimentação;
hospedagem;
transporte;
ajuda de custo home office.

O que diz a CLT sobre o reembolso de despesas

A legislação sobre reembolso das despesas considera que esse pagamento não possui natureza salarial e sim indenizatória. A exceção é quando os valores recebidos pelas diárias de viagem ultrapassam 50% do salário do funcionário. A lei estabelece modalidades de despesas reembolsáveis, como viagens corporativas, gastos com o trabalho home office e transferências de local de trabalho que levem à mudança de domicílio do colaborador. Em relação a reembolsos de despesas e tributação, saiba que esses valores recebidos pelo colaborador são classificados como “não tributáveis" no IRPF.

Qual a importância de ter um reembolso de despesas otimizado?

É fundamental que o gestor e o departamento financeiro tenham uma política de reembolso para poderem organizar as finanças quando houver esse tipo de gasto. Afinal, da mesma forma que as despesas operacionais são lançadas nas contas da empresa, o reembolso de despesas corporativas também deve ser. É comum supor que o reembolso de despesas resuma-se em ressarcir os funcionários que custeiam despesas corporativas com seu próprio dinheiro, porém ele engloba diversos aspectos da gestão financeira. Desde o planejamento orçamentário, até o compliance e a finalização no fluxo de caixa, é preciso ter uma visão estratégica sobre o reembolso. Por isso, ter um processo enxuto e eficiente, além de regras definidas, é essencial para prevenir irregularidades.

Quais os principais erros no processo de reembolso de despesas?

Da mesma forma que é preciso cuidado ao fazer o controle de despesas fixas e variáveis, o reembolso delas exige atenção. Confira 3 erros que você deve evitar nesse processo.

1. Falta de planejamento

O planejamento é um ponto crucial para qualquer atividade exercida por uma empresa. Para o reembolso de despesas isso não seria diferente, ou seja, não é algo que pode ser definido no improviso. Assim, para conseguir um processo de reembolso ideal, certifique-se de estruturar esse fluxo para ter diretrizes concretas quando houver a necessidade de ressarcir os colaboradores.

2. Monitoramento manual

A conferência manual de reembolsos de despesas gera acúmulo de papel e não é precisa, diferentemente da feita por sistemas automatizados. Isso porque, manualmente, é necessário conferir se as despesas descritas no relatório coincidem com os valores dos recibos e comparar tais valores aos limites permitidos pela empresa. O trabalho manual pode ainda gerar falhas nas conferências sobre despesas duplicadas, ou seja, quando um mesmo comprovante é utilizado mais de uma vez em diferentes solicitações de reembolso.

3. Políticas de reembolso extremamente restritivas ou permissivas

Estabelecer políticas muito restritivas pode causar um impacto negativo nos custos ou no bem-estar dos seus colaboradores. Por outro lado, políticas com uma margem grande de gastos ou sem restrições acabam gerando custos extras para a empresa. Por isso, procure um equilíbrio ao estabelecer as políticas de despesas corporativas, tentando cobrir todas as necessidades do funcionário e, ao mesmo tempo, colocando um limite de gastos com bom senso.

Como contabilizar o reembolso de despesas?

Além de gerenciar o reembolso de despesas, é necessário também contabilizá-las da maneira correta. Assim, veja abaixo as etapas que você precisa cumprir.

Defina uma alçada de aprovação

Quem ficará responsável por conferir os relatórios de despesas? E quem será responsável por autorizar os gastos? É fundamental definir bem esses papéis, mas cuidado para não ter muitos níveis de aprovação, pois seu processo pode se tornar muito burocrático e perder a eficiência. Assim, para uma empresa média, por exemplo, o número ideal de níveis de aprovação pode ser apenas dois: o gestor da área e o responsável do financeiro.

Estabeleça os centros de custos

Centro de custo é uma forma de divisão interna que cria unidades independentes em relação à apuração de despesas e receitas, garantindo uma gestão de gastos mais eficaz. Dentro do processo de reembolso de despesas, a definição desses centros ajudará na organização e na tomada de decisão estratégica quanto ao orçamento empregado para tais fins.

Padronize a prestação de contas

Defina quais despesas são consideradas reembolsáveis e, com base nisso, estabeleça um modelo de relatório de despesas. O mais comum é que seja exigida a apresentação de notas fiscais, cupons fiscais ou recibos para a comprovação dos gastos. Estabeleça também uma data limite para entrega do relatório de despesas pelos funcionários.

Importância de um sistema de gestão para otimizar o reembolso de despesas

Para que a política de reembolso de despesas seja seguida, é fundamental ter controle da gestão financeira da empresa. Isso pode ser feito com o uso de um software de gestão, que permite automatizar as tarefas, facilitando o lançamento de despesas administrativas e demais dados. Com isso, sua equipe financeira consegue direcionar a atenção a outras atividades, como previsão de orçamento, e evitar erros e retrabalhos. Nesse sentido, é importante contar com soluções que ofereçam todas as funcionalidades que a sua empresa precisa. Conheça o sistema ERP Omie e descubra por que essa tecnologia vai impulsionar seu negócio!

Reembolso de despesas corporativas: o que é, como funciona e principais tipos